齊心協(xié)力 精準施策——公司管理軟件升級項目紀實
2021-06-10
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去年10月20日公司召開重點工作部署會議，要求進行管理軟件升級提高工作效率，為供應(yīng)商、顧客、員工減輕工作量。軟件升級作為三項重點工作之一，公司與領(lǐng)導(dǎo)給予了極大的支持，進行了充分授權(quán)，為工作順利進行提供了堅實的后盾；工作進行中，各板塊、各部門毫無保留地通力合作極大加快了工作進程；參與的每一位人員都積極配合、主動出謀劃策，使軟件升級工作如期完成，并達到預(yù)期效果。
因年初是軟件更換的黃金期，所以12月20號之前必須確定軟件。作為管理軟件升級小組負責(zé)人，我深知責(zé)任的重大，時間緊任務(wù)重，并且需要和財務(wù)、人力資源、審計、商城、超市等多個部門進行交流溝通，在了解目前我們軟件和業(yè)務(wù)部門需求的基礎(chǔ)上，選擇更適合的軟件。經(jīng)過我們部門三人開會討論后，先確定了“走出去，引進來，齊頭并進，最終確定”原則。走出去就是考察其他先進兄弟單位信息部的軟件使用情況和使用效果，先確定預(yù)選軟件供應(yīng)商廠家。引進來就是讓軟件公司先和我們業(yè)務(wù)部門進行相互交流了解后，再根據(jù)我們企業(yè)的具體情況和需要解決問題，讓軟件公司和使用部門先進行充分交流溝通。
確定了主思路之后，我們多方渠道找了六家軟件代理商進行逐個交流。在交流之前我們確定了“根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇適合功能”的原則。最終每款軟件只剩下一家供應(yīng)商，我們每款軟件根據(jù)財務(wù)、人力資源、商城管理、前臺電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳、銀企互聯(lián)等功能需求列出清單，逐個和供應(yīng)商及使用部門進行確定，最終共同形成招標(biāo)文件。然后便是與投標(biāo)供應(yīng)商多輪磋商的議價過程，最終在12月1日確定了一家軟件供應(yīng)商的最高版本。
定下軟件之后，實施軟件也是很繁瑣的事情，如果財務(wù)、人力資源、商城、電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳逐個實施，在2021年1月1日前達到正式使用時間比較緊迫。大家集思廣益，確定了“三人分頭，同步跟蹤，確保數(shù)據(jù)準確”的原則，楊曉明負責(zé)商城軟件，季楊豐負責(zé)財務(wù)軟件、人力資源軟件，我負責(zé)電子發(fā)票、供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳并跟蹤所有軟件進度統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
在實施過程中涌現(xiàn)出來很多讓我感動的事情。年底是財務(wù)部最忙的時間，但為了不影響進度，在房倩的帶領(lǐng)下，王曉艷、鄭代美、張雅麗、季楊豐等經(jīng)常加班核對基礎(chǔ)科目基礎(chǔ)資料，學(xué)習(xí)新軟件。人力資源部年終總結(jié)性工作特別多，張坤、李平經(jīng)常利用下班后的時間核對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、協(xié)助軟件公司調(diào)研。讓我最感動的是，李平感冒在醫(yī)院打完吊瓶后，就立即回單位協(xié)助軟件公司進行工作。楊曉明為了學(xué)習(xí)商城軟件數(shù)不清多少個晚上連續(xù)工作，新舊軟件對比的各種報表在辦公桌上疊了一大摞，和商城張賽、丁超、謝小燕等加班加點核對商城數(shù)據(jù)，因為核對的這些數(shù)據(jù)都是錢啊，萬一在轉(zhuǎn)換過程中出錯，就會給公司造成重大損失。經(jīng)過大家的努力，2021年1月1日財務(wù)、商城、人力資源成功使用；2021年4月1日供應(yīng)商網(wǎng)上服務(wù)廳、顧客電子發(fā)票等也同步投入使用。投入使用只是軟件的開始，軟件用好，發(fā)揮軟件的價值才是我們的目標(biāo)，因此我們還制定了詳細的軟件使用追蹤與評估計劃。
在此次軟件更換過程中，我們進行了多次討論，沒有一人請假缺席，沒有一人叫苦叫煩。這次工作也是跨部門協(xié)作的典范，在同事們以公司為重的責(zé)任感推動下，展現(xiàn)出了無比的高效率。一葉知秋，以微見著，我相信，只要我們保持這樣團結(jié)奮進、齊心協(xié)力，什么困難都能克服。
（信息發(fā)展服務(wù)中心 張曄）
